Машиночитаемая доверенность: новые требования для бизнеса в 2024 году
Машиночитаемая доверенность с 1 сентября 2024 года стала обязательной для компаний, которые работают с электронными документами. Теперь, чтобы сотрудник имел право подписывать документы от имени компании, ему потребуется не только личная электронная подпись, но и МЧД, без которой не получится передавать документы в налоговые органы, контрагентам или другим госучреждениям, что может привести к остановке важных процессов и затруднить работу бизнеса.
Машиночитаемая доверенность – документ в электронном формате XML, который подтверждает право сотрудника действовать от имени компании. МЧД не нужно распечатывать, так как хранится в виде файла на компьютере.
Как выглядит машиночитаемая доверенность?
Верхняя часть
Основные параметры доверенности:
номер;
срок машиночитаемой доверенности: даты начала и дата окончания действия;
поле для указания оснований для доверенности;
Информация о возможности передоверия полномочий.
Левая часть документа
Информация о доверителе (юридическом лице):
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
КПП (код причины постановки на учет);
ОГРН (основной государственный регистрационный номер);
адрес организации: почтовый адрес, включая город и улицу;
Также указаны:
ФИО доверителя (физического лица, от которого выдается доверенность);
ИНН и СНИЛС;
Гражданство.
Правая часть документа
Информация о представителе (человеке, которому выдается доверенность)
Поля для заполнения данных физического лица:
ФИО представителя;
паспортные данные;
дата рождения;
ИНН и СНИЛС.
гражданство.
строка для указания ОГРНИП, если представитель — индивидуальный предприниматель.
Кнопки для действий с документом, включая его сохранение и передачу: «Записать и закрыть», «Сохранить», «Подписать и отправить».
Машиночитаемая доверенность: как оформить в 2024?
Оформить машиночитаемую доверенность можно через коммерческие сервисы или бесплатно через государственные платформы:
Госуслуги;
единый реестр МЧД от налоговой;
Банк России;
Честный Знак;
Социальный фонд.
Платные сервисы для оформления МЧД:
1С–Отчетность;
Контур. Доверенность;
Такском;
СБИС.
Сначала выберите удобный для вас способ и авторизуйтесь в системе с помощью электронной подписи. После заполнения электронного документа кликните кнопку «Подписать и отправить». Доверенность будет храниться в хранилище личном кабинете выбранного сервиса. При необходимости её можно отменить, создав распоряжение через ту же систему.
Какие полномочия дает машиночитаемая доверенность?
Электронный документ дает право сотруднику или другому лицу, например, подрядчику, совершать действия от имени компании:
Подписывать электронные документы с контрагентами, включая договоры, акты, счета.
Сдавать отчетность в государственные органы;
Работать в государственных и коммерческих системах, например, подавать документы для маркировки товаров или оформлять сделки онлайн.
Участвовать в электронных торгах;
Вести переписку с госорганами.
Законодательные акты, которыми регулируется МЧД
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирует использование ЭЦП в юридических действиях и определяет условия, при которых можно подписывать документы, включая машиночитаемые доверенности.
Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ — устанавливает требования к использованию машиночитаемых доверенностей при подписании электронных документов, включая необходимость их оформления с 1 сентября 2024 года.
Гражданский кодекс Российской Федерации (статьи 185–189) — регулирует общие правила оформления и использования доверенностей, включая машиночитаемые доверенности, а также требования к их срокам и отмене.
Приказ Минцифры России от 18 августа 2021 года № 857, устанавливливающий требования к содержанию машиночитаемых доверенностей и их форматам.
Форматы машиночитаемых доверенностей
В зависимости от места применения и назначения, существуют следующие виды МЧД:
5.01 — для подачи документов в федеральную налоговую службу. Формат действителен до 28 февраля 2025 года.
5.02 — также для ФНС, но с расширенными возможностями. Позволяет создавать доверенности сразу для нескольких представителей и передавать полномочия через передоверие.
002 — для работы с контрагентами. Нельзя использовать для передоверия полномочий через нотариуса.
003 — универсальный формат, применяемый для взаимодействия с контрагентами и госорганами.
СФР — предназначен для подачи документов в Социальный фонд России. Не подходит для других госорганов.
Внедрение обязательной машиночитаемой доверенности поможет автоматизировать процессы подписания электронных документов и повысить юридическую безопасность компании. Требование облегчит взаимодействие с госорганами и контрагентами, обеспечивая соответствие законодательству.